Activity Based Costing is goed in beeld te brengen door middel van Business Intelligence. Bij een organisatie in de zorg worden maandelijks de op (hulp)kostenplaatsen verantwoorde bedragen naar de producten doorbelast. Dit geschiedt op basis van: gebruik van m2 gebouw, bestede uren en bestede loonkosten, in diverse opeenvolgende fasen van de doorbelasting.
Relevante kosten worden op deze wijze aan de producten (kostendragers) toegerekend. Dit is een maandelijks terugkerend zeer arbeidsintensief proces.
Een uitdaging
Het is een uitdaging om via Business Intelligence (BI) de vertaling van de complexe voorschriften naar vergaring van de basisgegevens uit de bronnen Financieel, Uren en Excel mogelijk te maken en verwerking daarvan in een volledig automatisch proces, uitmondend in de juiste journaalpost. Om mogelijke correcties mee te verwerken dient het voortschrijdend resultaat te worden verminderd met dat van de vorige sessie(s), uitmondend in een journaalpost met periodecijfers.
Een proces van enkele minuten
De ontwikkelde oplossing behelst één proces waarin de basisgegevens (m2, geboekte bedragen en geboekte uren in aantal en omgerekend naar loonkosten) worden vergaard, gerubriceerd en via een aantal tussenfasen vertaald naar de toewijzing per product en de juiste combinatie grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager in de vorm van een door het boekhoudpakket geaccepteerd formaat voor volautomatische boeking.
Een proces van dagen teruggebracht tot enkele minuten, van foutgevoelig naar betrouwbaar en tevens zelfreinigend. En passant is ook de automatische journalisering vanuit de loonadministratie (Beaufort) naar de financiële administratie (Exact) gestroomlijnd.
Nauwkeurige toewijzing van kosten
Het eindresultaat voor de organisatie betekent een nauwkeurige toewijzing van kosten aan producten waardoor een nauwkeuriger vergelijk met de begroting mogelijk is. Ter borging worden relevante controleoverzichten gegenereerd en automatisch aan verantwoordelijke personen verzonden.
Door Jan Baesjou van ABM Systems
