Informatie gebruiken voor analyse en actie blijkt één van de meest kritische succesfactoren te zijn van business intelligence. Een intelligente organisatie stelt zich daarom open voor relevante signalen van binnen en buiten de organisatie en vertaalt deze op slimme wijze naar informatie en kennis die aanzet tot actie, wat kan leiden tot effectiever gedrag en meer doordachte handelswijzen.

Informatie zou moeten aanzetten tot actie

Goede stuurinformatie spreekt voor zich, werkt sturend en roept als het goed is om actie. Zodra managers en kenniswerkers daadwerkelijk snelle toegang hebben tot voor hen relevante informatie en kennis, kunnen betere beslissingen en adequate acties en niet lang uitblijven. Niets is minder waar zo blijkt de Nationaal BI Survey.

Zelfstandig kunnen beslissen

Toch mogen we veronderstellen dat wanneer mederwerkers goed zijn geïnformeerd, ze iets zullen doen met de informatie, mits zij ook zelfstandig kunnen beslissen. Relevante en complete informatie over het probleem, bevat in elk geval al de basis van de oplossing. Met effectieve business intelligence (BI) kunnen organisaties veel tijd en gericht aandacht besteden aan het beslissen, organiseren en innoveren zelf in plaats van dat er eerst nog informatie verzameld dient te worden.

Aansluiten op de beleving van de gebruiker

Informatie dient vanwege deze kritische succesfactor actionable te zijn en dient daarom zoveel mogelijk aan te sluiten op de beleving, rol en taken van de gebruiker zodat hij snel begrijpt wat er aan de hand is, en met zo min mogelijk extra bewerkingslagen de informatie kan omzetten naar verschillende denkbare acties.

De eisen die we moeten stellen aan informatie (gemeenschappelijke definities, één versie van de waarheid, goede visualisatie van informatie, betrouwbare gegevens, et cetera) hebben impliciet ook als doel om de informatie meer ‘actionable’ te maken, dat wil zeggen informatie die de informatiegebruiker zo effectief mogelijk aanzet tot juiste en tijdige actie.

Informatie actionable maken

Organisaties kunnen daarnaast nadenken om informatie op een aantal manieren ‘actionable’ maken:

• de informatie moet iets zeggen over de prestaties van het bedrijfsproces waarbij de gebruiker betrokken of verantwoordelijk voor is; 
• de informatie dient vergezeld te gaan van relevante informatie over de context van de organisatie of het bedrijfsproces en dient op zijn minst te bestaan uit een korte beschrijving van de betekenis van de informatie (meta data); 
• onder de motorkap van de informatie dienen detailgegevens beschikbaar te zijn zodat een gebruiker kan kijken hoe de informatie is opgebouwd; 
• de organisatie dient in staat te zijn om aan de hand van de informatie haar bedrijfsvoering (of dat gedeelte van de bedrijfsvoering waar de informatie betrekking op heeft) aan te passen.

Soms kan het ook voorkomen dat informatie niet direct actionable is omdat andere signalen de organisatie eerst nog moeten binnendringen of moeten worden verzameld. Het is dan zaak om informatie eerst in een 'geheugen' te kunnen parkeren.

Informatie, doelstellingen en ambities

Business intelligence (BI) houdt dus niet op bij de distributie van informatie en kennis die aanzet tot actie, maar gaat verder: de informatie moet ook daadwerkelijk bij gaan dragen aan een hogere winstgevendheid of aan een betere kwaliteit van de producten of aan snellere doorlooptijden binnen de bedrijfsprocessen, een en ander afhankelijk van de (strategische) doelstellingen en ambities van de organisatie.

Snel kunnen reageren

De organisatie zal ook adequaat moeten kunnen reageren op de oorspronkelijke signalen die zijn geregistreerd, verzameld en geanalyseerd. De snelheid van reageren is in de huidige economie en samenleving van levensbelang.

Het is namelijk niet genoeg als een organisatie, dankzij uitstekend functionerende sensoren en processoren, binnen één dag - of nog sneller - weet dat er moet worden veranderd wanneer het nog minstens een half jaar duurt voordat de organisatie zich kan aanpassen.

Dat kan er immers zelfs toe leiden dat medewerkers onbedoeld een bepaalde laksheid krijgen en niet zoveel meer gebruik gaan maken van de door BI ter beschikking gestelde relevante informatie omdat het toch maanden duurt voordat er iets kan veranderen. Bovendien kan de noodzakelijke aanpassing veel te laat komen, omdat rivalen al lang verder zijn of omdat ze hun pijlen inmiddels ergens anders op richten.

Een adaptieve organisatie

Essentieel hierbij is: het onderkennen van de noodzaak voor een adaptieve organisatie (zodat men snel kan veranderen en actie ondernemen), het verhogen van de kennis van zaken (medewerkers en managers dienen precies te weten aan welke 'knoppen' ze kunnen draaien), een adaptieve structuur en een ondernemende sociale infrastructuur waar medewerkers op een zo laag mogelijk niveau besluiten kunnen nemen.

Heeft u aanvullingen, beeldende anecdotes of andere ervaringen? Laat het ons in het vak hieronder weten.