De organisatie en de omgeving veranderen in een snel tempo. De organisatie en de medewerkers en managers kunnen zich alleen dan goed aanpassen, wanneer de relevantie van de informatiebehoefte op regelmatige basis wordt geëvalueerd en bewaakt.

Ook ad hoc behoeften

Uiteraard moet het ook mogelijk zijn om ad hoc behoeften snel te kunnen implementeren. Een electronische formulier op het intranet waarop gebruikers change requests kunnen invullen, kan dan van doorslaggevend belang zijn. Voor de regelmatige bewaking van de relevantie dient de organisatie zich daarop in te richten.

Relatie met strategie en doelen

Binnen de organisatie (afdeling, business unit) zal idealiter één functie daar zich mee bezig moeten houden. Dat is doorgaans de informatiemanager en/of de business analist. Deze zullen regelmatig voeling houden met wat er leeft binnen de organisatie en de omgeving van de organisatie met de nadruk op de informatiebehoefte in relatie tot de strategie van de organisatie, de strategische doelen, de (strategische) projecten, et cetera.

Weten-is-meten versus meten-is-weten

Met name bij balanced scorecards en andere managementmodellen is het belangrijk om er voor te zorgen dat we continu weten wat we meten en nog belangrijker weten wat we NIET (willen) meten. Meten is weten en weten is meten moeten elkaar in de tijd regelmatig afwisselen, zodat de organisatie zich blijft afvragen of men nog wel de goede dingen meet in relatie tot de strategie, het beleid en de (nieuwe) doelstellingen.

Haal- en brengplicht

Het business intelligence (BI) systeem moet niet alleen informatie ‘pushen’ naar de gebruikers, er geldt een zogenaamde haal- en brengplicht. Medewerkers die het BI proces in de organisatie willen gaan implementeren, zullen de informatiebehoefte in kaart gaan brengen (halen), idealiter door een gedegen informatie-analyse gericht op organisatierollen, maar de gebruikers zelf zullen ook een pro-actieve houding moeten aannemen en zorgen dat zij informatie aandragen die relevant is om hun doelen snel en goed te kunnen realiseren (brengen).

Verantwoordelijkheden van de gebruikers

Een afgewogen mix tussen ‘halen’ en ‘brengen’ zorgt ervoor dat informatie uit het BI systeem beter aansluit op de taken en verantwoordelijkheden van de gebruikers waardoor BI processen doorgaans veel effectiever kunnen plaatsvinden.

Heeft u aanvullingen, beeldende anecdotes of andere ervaringen? Laat het ons in het vak hieronder weten.