De verversingsgraad van rapportages en dashboards is idealiter afgestemd op de hoeveelheid transacties die per periode door een proces 'stromen'. Door nauwlettend en met een specifieke regelmaat de prestaties van de bedrijfsprocessen te volgen komt het management minder snel voor verrassingen te staan.

Vroegtijdig weten wat er speelt

Het maakt hier niet uit of het een aangename of onaangename verrassing betreft, in alle gevallen gaat het erom dat een organisatie vroegtijdig wil weten wat er speelt. Hierdoor kan men eerder anticiperen op positieve of negatieve ontwikkelingen die binnen de organisatie of in de markt gaande zijn.

Duizenden bestellingen per uur dagelijks monitoren

Effectieve BI zoekt naar een optimale verversingsfrequentie en tijdsindeling van rapportages die afgestemd zijn op de regelmaat en duur van de gebeurtenissen in de bedrijfsprocessen, zodanig dat verrassingen kunnen worden vermeden. Wanneer duizenden bestellingen per uur binnenkomen, dan is het goed om dagelijks of wellicht zelfs met een kleinere frequentie de omzetrapportages te verversen en weer te geven per dag of zelfs per uur. Wanneer echter een accountmanager gemiddeld vier tot vijf afnemers per week bezoekt dan heeft het bijvoorbeeld geen zin om het aantal klantbezoeken dagelijks te monitoren.

Tijd tussen actie en meten kort houden

Een zo optimaal mogelijke verversingsgraad van informatie zorgt dat betrokkenen er ‘boven op’ kunnen zitten. BI en leerprocessen werken het meest optimaal wanneer de tijd tussen de actie zelf en het meten van de prestatie ervan en het bijsturen van de actie zo kort mogelijk is (Den Hertog en Huizinga, 2000).

Dit principe is het meest effectief wanneer medewerkers zelf feedback - en BI is daar een belangrijk hulpmiddel bij - krijgen over hun functioneren in plaats van dat het via leidinggevenden loopt.

Heeft u aanvullingen, beeldende anecdotes of andere ervaringen? Laat het ons in het vak hieronder weten.