Terugkoppeling op uw organisatie & stuurinformatie (voorbeeld)

altLeusden, 24 november 2011

Hartelijk dank voor het invullen en opsturen van de vragenlijst voor het scannen van uw ’intelligente’ organisatie en/of waarmee u meedingt naar de Business Intelligence Award.

Deze persoonlijke pagina bevat de terugkoppeling op de antwoorden die u hebt gegeven. Allereerst wordt een samenvatting gegeven van de onderdelen en thema’s waar u op het vlak van Business Intelligence nog in kan investeren. Daarnaast worden op vraagniveau concrete adviezen en toelichtingen beschikbaar gesteld.

De procedure voor de BI Award deelnemers is verder als volgt: medio januari 2012 sluit de inschrijving en het onderzoek. De jury zal hierna de ingestuurde vragenlijsten inclusief de motivaties beoordelen. De organisaties die goed worden beoordeeld, zullen worden gevraagd om nadere informatie te verstrekken. Op basis van de tot dan toe vergaarde informatie zal de jury vijf organisaties nomineren uit het bedrijfsleven en publieke sector.

De vijf organisaties zullen in februari 2012 hun (BI) organisatie achter gesloten deuren voor de jury presenteren. De genomineerden en de presentaties worden op de site geplaatst, alwaar het publiek wordt uitgenodigd een publiekstem uit te brengen. Op 13 maart 2012 worden de winnaars bekend gemaakt en vindt ‘s middags de uitreiking plaats van de Business Intelligence Award 2012 op het Jaarcongres Information Management.

U kunt surfen naar onze website www.slimsteorganisatie.nl voor meer informatie. Mis deze dag niet en schrijf u vandaag nog in! Er is een beperkt aantal plaatsen beschikbaar.

Hebt u nog vragen, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen.

Met vriendelijke groet,

Floor Doggenaar
Business & Public Relations


 

1. INLEIDING

Informatie en kennis over de organisatie en omgeving moeten bij medewerkers en management leiden tot adequate acties. Op minimaal vijf vlakken moet een organisatie de reeds aanwezige intelligentie operationaliseren en het aanleren van nieuwe competenties en kennis aanwakkeren. De organisatie moet zich ontwikkelen op de volgende vlakken:

1. Zintuigen, waar letten we op (sensoren): bijvoorbeeld welke prestatie-indicatoren zijn relevant voor het uitvoeren van de missie, strategie en doelstellingen.

2. Het brein (processoren): bijvoorbeeld hoe goed en snel vertalen we gegevens in betekenisvolle informatie en kennis, die werkelijk aanzet tot de juiste acties.

3. De ledematen (effectoren): bijvoorbeeld hoe snel en goed kunnen we reageren op operationeel, tactisch en strategisch niveau.

4. Het management, beleid, structuur en de cultuur: de voorwaarden om tot betere prestaties te komen op het gebied van management, beleid, organisatiestructuur en de cultuur.

5. De (financiële) resultaten van de organisatie

De vragenlijst meet in grote lijnen in hoeverre uw organisatie of organisatieonderdeel gekenschetst kan worden als een intelligente organisatie.

 

2. SCORES PER ONDERDEEL

Uw scores uitgedrukt in het percentage van het totaal aantal te behalen punten per onderdeel.

OnderdeelScore
SENSITIVITEIT – Behoefte aan stuurinformatie, sturen en indicatoren60 %
CAPACITEIT en INTEGRATIE – gegevens verwerken tot informatie, KPIs en kennis die aanzet tot actie53 %
ADAPTIVITEIT – het sneller beslissen en beter reageren op basis van de stuurinformatie en kennis70 %
MANAGEMENT, BELEID EN CULTUUR (VOORWAARDE)32 %
RESULTATEN VAN DE ORGANISATIE46 %

 

3. UW SCORE IN VERGELIJKING MET BRANCHEGENOTEN

Uw branche: Financiële instellingen (aantal=27)

OnderdeelUw ScoreScore Branche
SENSITIVITEIT – Behoefte aan stuurinformatie, sturen en indicatoren60 %62 %
CAPACITEIT en INTEGRATIE – gegevens verwerken tot informatie, KPIs en kennis die aanzet tot actie53 %34 %
ADAPTIVITEIT – het sneller beslissen en beter reageren op basis van de stuurinformatie en kennis70 %45 %
MANAGEMENT, BELEID EN CULTUUR (VOORWAARDE)32 %33 %
RESULTATEN VAN DE ORGANISATIE46 %34 %

Indien er nog weinig vragenlijsten binnen uw branche ingevuld zijn, zullen wij u op een later tijdstip een bericht sturen wanneer de verzameling compleet is.

4. THEMA’S

In onderstaande tabel wordt de top 10 getoond van thema’s waarop uw organisatie zich nog kan verbeteren. De thema’s waarop u nog veel kunt winnen, staan bovenaan. Kijk voor concrete adviezen hieronder.

Nr.ThemaMogelijke groei in punten
1Prestatiemanagement in al haar facetten5,00
2Gebruik & toepassing van stuurinformatie4,00
3Verversingsgraad stuurinformatie2,00
4Leiderschap2,00
5Klantgerichtheid2,00
6Inrichten en borgen PDCA cyclus2,00
7Informatie delen op structurele wijze2,00
8Effectiviteit stuurinformatie & indicatoren2,00
9Cultuur & Gedragscompetenties2,00
10Besluitvorming & Zelfsturing2,00

 

5. UW ANTWOORDEN EN MOGELIJKE ADVIEZEN

De adviezen zijn tot stand gekomen door jarenlange advieservaring van diverse experts (o.a. de jury) in het bedrijfsleven en bij non-profit organisaties. Ook is geput uit ervaringen en onderzoek van klassiekers als Mintzberg, Ackhoff, Kaplan en Norton, Drucker, Bacon, Maslow, Weggeman, Ansoff, Galbraith, Porter, Simon en Hammer.

Meer informatie kunt u vinden in het boek: ‘De intelligente organisatie: prestatieverbetering en organisatie-ontwikkeling met Business Intelligence’.

VraagAntwoord(en)Score
Tot welke branche behoort de organisatie?Financiële instellingen

Hoeveel mensen werken er in de organisatie (in FTEs)? (N.B. Indien u antwoordt voor een zelfstandige business unit, vul het aantal FTEs van deze business unit in.)Tussen de 500 – 1000

Hoeveel transacties vinden er gemiddeld per dag binnen uw organisatie plaats?Enkele honderduizenden

Wat is uw e-mailadres?naam@uwbedrijf.nl

Hoe wordt de relevantie van de stuurinformatie binnen de organisatie zekergesteld?Regelmatige inventarisatie van gebruikerswensen3,00 van 3,00
Lees de toelichting

Is de stuurinformatie en zijn de indicatoren eenduidig gedefinieerd bijvoorbeeld in de vorm van een legenda of naslagwerk? Dat wil zeggen er wordt door iedereen eenzelfde definitie gehanteerd van de indicatoren zoals bijvoorbeeld ziekteverzuim%, marktaandeel of bruto omzet.Gedeeltelijk (bv. sommige definities sluiten nog niet op elkaar aan)1,00 van 2,00
Lees het advies

Welke bedrijfsprocessen worden met de stuurinformatie in kaart gebracht en ondersteund?De meeste primaire bedrijfsprocessen, enkele secundaire processen2,00 van 3,00
Lees het advies

Maakt de organisatie actief gebruik van een managementmodel zoals Balanced Scorecard, INK of Six Sigma om de prestaties van de gehele organisatie te monitoren en verbeteren?Nee0,00 van 3,00
Lees het advies

In welke mate letten medewerkers en leidinggevenden op concurrenten, ontwikkelingen binnen de overheid, nieuwe technologieën en wetgeving, en andere omgevingsinformatie?We zijn zeer alert op dat soort zaken2,00 van 2,00
Lees de toelichting

Is er duidelijk onderscheid aangebracht tussen kritische prestatie indicatoren (KPIs) en minder kritische indicatoren?Gedeeltelijk – er zijn nog teveel KPIs die geen echte KPI zijn1,00 van 2,00
Lees het advies

Welke zaken hebben naar uw mening het meest bijgedragen aan de (verbetering van de) kwaliteit van de stuurinformatie voor uw organisatie?Op doelgroepen en rollen afgestemde dashboards en of rapportages ;
Juist aantal rapportages (niet te veel en niet te weinig) ;
Goede uitleg over en definities van de informatie
1,50 van 4,00
Lees het advies

Hoe vaak wordt de meest essentiële stuurinformatie bijgewerkt?De meeste informatie wordt per dag bijgewerkt3,00 van 5,00
Lees het advies

Is er één centrale database, bijvoorbeeld een datawarehouse of gegevenspakhuis, waaruit de stuurinformatie gemakkelijk kan worden opgevraagd en geanalyseerd?Er is één centrale database die als bron dient voor de levering van alle informatie3,00 van 3,00
Lees de toelichting

Verstrekt u op regelmatige en structurele wijze (stuur)informatie aan zakenpartners en derden, bijvoorbeeld door middel van een portal of extranet?Geen van beiden0,00 van 2,00
Lees het advies

Wordt externe informatie (over bv. concurrentie, nieuwe wetgeving en marktontwikkelingen) verzameld en gekoppeld aan interne stuurinformatie ten behoeve van de analyse van de organisatieresultaten?Ad-hoc verzameld en gekoppeld1,00 van 2,00
Lees het advies

Wordt er daadwerkelijk gestuurd op de normen en targets die gekoppeld zijn aan de indicatoren?Ja, maar een overschrijding heeft niet altijd consequenties en leidt dus niet altijd tot concrete acties2,00 van 3,00
Lees het advies

Welke zaken zijn volgens u het allerbelangrijkste waarmee uw organisatie de klantgerichtheid vergroot en het procesgericht werken verbeterd?Interactieve en duidelijke website met mogelijkheden voor e-business / elektronische dienstverlening ;
Customer Relationship Management onafhankelijk van kanaal (telefoon, post, e-mail, et cetera) ;
Regie over de (backoffice)processen vanuit de frontoffice (balie, callcenter) ;
Vriendelijke telefonistes ;
Goede telefonische bereikbaarheid ;
Proces- en workflowmanagement ;
Accent op klantbejegening
3,50 van 5,00
Lees het advies

Wordt stuurinformatie consequent gebruikt voor het analyseren van de prestaties en als basis voor bijsturen en actie?Vaak2,00 van 3,00
Lees het advies

Kan in korte tijd de structuur van de bedrijfsprocessen worden aangepast, bijvoorbeeld omdat klanten gewijzigde behoeften hebben of omdat ingespeeld moeten worden op de concurrentie of nieuwe wetgeving?Relatief makkelijk3,00 van 4,00
Lees het advies

Heeft het zoeken en ontwikkelen van innovaties (product of proces) nadrukkelijk de aandacht van het topmanagement?Ja, en deze resulteren regelmatig in nieuwe en succesvolle producten en/of diensten4,00 van 4,00
Lees de toelichting

Is het staand beleid dat besluiten zo laag mogelijk in de organisatie plaats moeten vinden?Ja, maar topmanagement/de directie kan deze (snel) terugdraaien1,00 van 3,00
Lees het advies

Welke niveau’s en/of organisatieonderdelen leveren volgens u de belangrijkste bijdrage aan de realisatie van de strategische doelstellingen?Op het niveau van teams en afdelingen0,50 van 5,00
Lees het advies

Worden managers en medewerkers beloond wanneer hun score op de prestatie-indicatoren verbetert?Ja, alle managers2,00 van 3,00
Lees het advies

Worden medewerkers door hun leidinggevenden (consequent) aangesproken op de prestaties die zij realiseren?Nee, niet voldoende0,00 van 2,00
Lees het advies

Stimuleert de organisatie prestatiegericht gedrag?Ja2,00 van 2,00
Lees de toelichting

Trekt het topmanagement het veranderingsproces en de cultuuromslag die noodzakelijk zijn voor het sturen op eenduidige (kritische prestatie) indicatoren en daarbij behorende prestatieverbetering en organisatieontwikkeling?Nauwelijks0,00 van 2,00
Lees het advies

Stuurinformatie gebruiken wij om:Onze processen en resultaten te begrijpen ;
Onze processen en resultaten te verbeteren ;
Om te innoveren
6,00 van 6,00
Lees de toelichting

Hoeveel medewerkers (in percentage t.o.v. het totaal) maken direct gebruik van het systeem voor stuurinformatie?Minder dan 10%0,00 van 3,00
Lees het advies

Hoeveel procent van de vragen, retouren, klachten of bestellingen wordt bevredigend afgehandeld door de eerste lijn (callcenter, balie, website)?Dat is mij niet bekend0,00 van 2,00

Wat is volgens u de bijdrage van het beschikbaar hebben van goede stuurinformatie en relevante eenduidige indicatoren voor de prestaties van de organisatie?Het heeft een positief effect (gehad) op het verbeteren van onze prestaties en de ontwikkeling van de organisatie3,00 van 3,00

Zijn de prestaties en (financiële) resultaten van de organisatie de afgelopen tijd substantieel verbeterd?Nee, de hele markt (branche) ervaart dezelfde problemen als wij0,00 van 2,00

De organisatie maakt voor het definiëren en beschikbaar stellen van goede stuurinformatie en relevante indicatoren gebruik van software van:Crystal Reports (SAP) ;
Microsoft Business Intelligence (Reporting, Analysis, Excel, et cetera) ;
Excel (zonder onderliggende database)
Lees de toelichting

Kruis aan indien van toepassing:U wilt weten of u in aanmerking komt voor de prijs van de Slimste organisatie van 2011, één van de Business Intelligence Awards en u in dat geval aanmelden voor deelname; U wilt per omgaande inzicht krijgen in uw (BI) organisatie; U wilt graag het onderzoeksrapport ‘De 7 grootste valkuilen in BI’ ontvangen

Wat is de naam van uw organisatie?Organisatie

Wat is (eventueel) de naam van het bedrijfsonderdeel waar de antwoorden betrekking op hebben?Bedrijfsonderdeel

Uw naamContactpersoon

Uw functie(categorie):Manager Business Intelligence

Op welk telefoonnummer kunnen wij u eventueel bereiken?+31 1234 567890

Wat is uw e-mailadres (ter validatie)?naam@uwbedrijf.nl