Door één versie van de waarheid kan de bedrijfsvoering transparanter worden en gaat er minder tijd verloren aan discussies over definities en de herkomst en betrouwbaarheid van gegevensverzamelingen.

Definities in de boardroom

Vooral in de “boardroom” van veel organisaties wordt nog vaak veel tijd verspild omdat er meningsverschillen bestaan over de betekenis en definitie van informatie. Dat komt dan doordat iedere manager zijn eigen informatiesysteem heeft of een geheel eigen interpretatie van de informatie hanteert; zijn cijfers zijn natuurlijke de juiste.

Totaal verkeerde beslissingen

Nog erger is het wanneer men helemaal niet in de gaten heeft dat er met verschillende definities wordt gewerkt. Niet alleen de wendbaarheid van de organisatie kan hierdoor in gevaar komen, maar op basis van niet eenduidige definities kunnen ook gemakkelijk totaal verkeerde beslissingen worden genomen.

Inefficiënte communicatie

In organisaties komen vaak meerdere ‘informatiesystemen’ voor op basis waarvan managers en kenniswerkers beslissingen nemen. Wanneer deze ‘informatiesystemen’ niet putten uit één gemeenschappelijke bron of niet dezelfde definities hanteren leidt dat in veel gevallen tot inefficiënte communicatie over de werkelijkheid en kan het zelfs zorgen voor foute beslissingen.

Met BI één versie van de waarheid

Met business intelligence (BI) kunnen definities op elkaar aansluiten, ook over afdelingen, business units en hiërarchische niveaus heen. De servicegraad voor de afdeling voorraadbeheer kent dezelfde berekeningsmethodiek als de servicegraad die de accountmanager hanteert.

Gegevens die niet consistent zijn

Maar de informatie zal ook consistent moeten zijn als onderliggende gegevens in verschillende informatiesystemen liggen opgeslagen. Tijdens het implementeren van een BI systeem komen we er vaak achter dat gegevens niet consistent zijn, bijvoorbeeld klantnummers in het ordersysteem komen niet overeen met de klantnummers in de financiële administratie.

Met BI een integraal beeld

Met BI zorgen we daarom voor opgeschoonde gegevens en weten die toch met elkaar te combineren en te integreren zodat de daaruit af te leiden informatie consistent wordt. Over de verschillende systemen heen kan dan toch een betrouwbaar en integraal beeld ontstaan van de bedrijfsprocessen en de afnemers.

Besluitvormingsproces kent twee fasen

Het besluitvormingsproces kan worden opgedeeld in twee fasen: het verzamelen van gegevens en informatie en vervolgens het analyseren en het nemen van de beslissing op basis van de verzamelde gegevens en informatie. Vaak denken managers dat zij bezig zijn om een beslissing te nemen terwijl ze feitelijk bezig zijn om gegevens en informatie te (laten) verzamelen.

Beslissingen onder tijdsdruk

De eerste fase kan wel tachtig procent van de tijd in beslag nemen; de resterende tijd blijft over voor het analyseren en daadwerkelijk afwegen van de voor- en nadelen. Het spreekt voor zich dat dit dan de vaak onder tijdsdruk genomen beslissingen niet ten goede komt.

De duisternis van de intuïtie

Uit ander onderzoek blijkt weer dat het analyseren en diagnosticeren van gegevens – een doorslaggevende fase in het besluitvormingsproces – vaak onbenoemd blijft. Hopelijk vindt het plaats “in de duisternis van oordeelsvorming en intuïtie” (Mintzberg, 2004).

Met BI meer tijd voor analyse en besluitvorming

Met BI en een gemeenschappelijke, eenduidige bron met bedrijfsdata kunnen de verhoudingen compleet anders komen te liggen: 20% van de tijd behoeft men slechts te besteden aan het vergaren van informatie, 50% kan dan besteed worden aan het analyseren en het nemen van de beslissing. Feiten combineren zich dan makkelijker met intuïtie.

Het is zeer goed voorstelbaar dat er dan 30% van de tijd aan andere zaken besteed kan worden. In een tijd waarin beslissingen in verschillende mate van complexiteit en van allerlei aard en omvang elkaar in een rap tempo opvolgen en sneller genomen moeten worden, is dat geen overbodige luxe. 

Heeft u aanvullingen, beeldende anecdotes of andere ervaringen? Laat het ons in het vak hieronder weten.

;