Oude versie Business Objects | Migratie naar Oracle BI server

Snel en eenvoudig informatie ophalen en presenteren

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Sterk verouderde versie van BO

In dit verslag wordt voor een retailer advies uitgebracht voor een nieuwe Business Intelligence front-end oplossing. Momenteel wordt gewerkt met een sterk verouderde versie van Business Objects. Onder andere daardoor is het niet mogelijk om snel en eenvoudig informatie op te halen en te presenteren. Het uitgangspunt voor de nieuwe oplossing is: betrouwbaarder, sneller en eenvoudiger informatie ontsluiten en presenteren. Zeker bij het meer klant- en marktgericht werken, met onder andere zorgconcepten, zullen deze uitgangspunten aan belang winnen.

Advies: ga over tot implementatie van Oracle BI Server

Na afronding van het onderzoek, de Proof-of-concept (PoC) en een referentiebezoek luidt ons advies: vervang Business Objects door Oracle BI Server, tenzij er grote inkoopvoordelen zijn te behalen met Cognos. Dit laatste zou mogelijk kunnen zijn via het hoofdkantoor in Spanje, maar dat is niet aan te bevelen .

Hoe zijn we tot deze conclusie gekomen?

In nauw overleg met het management en de key users is een lijst opgesteld met de voor de retailer kritische functionaliteit (ketenintegratie, ontsluiting naar grote groepen gebruikers, verbeterde responsetijden, rolgebaseerd rapporteren, enzovoorts).

Vervolgens is met het BI Tool Survey Report van Passionned Group een eerste selectie van leveranciers gemaakt. In de matrix worden negentien bi tools beoordeeld op bijna 80 criteria. De vier leveranciers die na deze eerste selectie overbleven waren: Microsoft, Oracle, Information Builders en SAS. De laatste twee leveranciers scoorden op een aantal punten net even minder dan de eerste twee.

Besloten is om Microsoft en Oracle uit te nodigen voor een demonstratie. De BI oplossing van Oracle werd na afloop unaniem gekozen als beste, waarmee een PoC is uitgevoerd.

Resultaten en bevindingen van de PoC

De PoC heeft aangetoond dat Oracle BI de meeste kritische functionaliteit goed ondersteunt. De belangrijkste bevindingen van de PoC zijn:

  • Sneller totaalinzicht: het concept van integrale rapportages zoals de accountmanager rapportage wordt goed ondersteund. Dit soort rapportages zal wel in de onderliggende database moeten worden voorbereid.
  • Intensiever kunnen samenwerken met zakenpartners: Oracle biedt een robuuste infrastructuur om informatie op structurele wijze te delen met afnemers en leveranciers.
  • Flexibel in gebruik: gebruikers hebben meer mogelijkheden om rapporten naar hun smaak aan te passen, uiteraard e.e.a. binnen de gegeven standaarden.
  • Sneller migreren en goedkoper beheer: de migratie van bestaande rapporten en het beheer van de nieuwe omgeving zijn relatief snel uit te voeren. Dit komt doordat eenmaal gedefinieerde inzichten volledig kunnen worden hergebruikt, en toegepast op andere terreinen.
  • Informatie afgestemd op de persoon: rapportages en dashboards zijn gepersonaliseerd en afhankelijk te maken van iemands rollen voor de organisatie. Gebruikers zien dan uitsluitend de informatie die voor hem of haar relevant is.
  • Snel komen tot detail: Een groot voordeel is dat alleen de gegevens die op dat moment gezocht worden, worden opgehaald uit de database, waardoor responstijden kunnen verbeteren.
  • Met kubussen zijn rapporten sneller dan zonder: er is een test uitgevoerd om de verschillen in responstijden met en zonder kubussen in kaart te brengen. Hieruit blijkt heel duidelijk dat kubussen altijd sneller zijn tenzij het laagste niveau van de data in één keer wordt opgevraagd. Het is dus niet verstandig om zomaar afscheid te nemen van de kubussen.

Organisatorische impact

Oracle BI Server biedt goede mogelijkheden voor integrale en rolgebaseerde rapportages. In plaats van alleen omzet- of productgericht dient meer klant- en procesgericht gedacht te worden bij het ontwikkelen van rapportages en dashboards. Medewerkers en managers zullen daarom buiten hun eigen afdeling en discipline moeten gaan denken, nog meer gericht op samenwerken dan voorheen. Te verwachten valt dat hiervoor een cultuurverandering binnen de retailorganisatie wenselijk is. Het topmanagement dient hier gericht op te gaan sturen.

Indien het datawarehouse hiervoor op de juiste manier wordt ingericht, zal het voor een eindgebruiker mogelijk zijn om zelf door te klikken naar lagere detailniveaus. Dit houdt in dat er niet meer door verschillende afdelingen allerlei lijsten geproduceerd en verzonden dienen te worden. De eindgebruikers, waaronder de leveranciers en klanten, worden als het ware zelfvoorzienend.

De overgang naar een andere oplossing brengt een migratie van rapportageomgeving en rapporten met zich mee. Zowel de ICT afdeling, het datawarehouse team als key-users en eindgebruikers zullen hiermee te maken krijgen. Zij zullen allen in meerdere of mindere mate moeten worden opgeleid voor het gebruik van de nieuwe omgeving.

Technische impact

Het verdient aanbeveling om de nieuwe Oracle omgeving parallel aan de bestaande omgeving op te bouwen. Een aantal nieuwe (virtuele) servers, voor productie-, test- en ontwikkeldoeleinden zijn daarom noodzakelijk.

Daarnaast dient na de migratie de oude omgeving en de online omgeving ontmanteld te worden. De Oracle omgeving is een webbased oplossing. Deze stelt geen eisen aan de lokale computer van de eindgebruiker (zero footprint).

Er dient rekening gehouden te worden met het feit dat een deel van de functionaliteit die nu in kubussen aanwezig is, in de tussenlaag van Oracle ingebouwd dient te worden. Denk hierbij aan named sets (voorgedefinieerde filters, zoals omzet year-to-date, etc.) en hiërarchieën.

De kubussen dienen deze te worden overgezet naar Microsoft SQL Server 2016. Op dit moment bestaan de kubussen uitsluitend in Microsoft SQL Server 2010.

Aanbevelingen

De volgende aanbevelingen kunnen de kans op een succesvolle migratie verhogen:

  1. Blijf zorgen voor nauwe betrokkenheid bij de gebruikers, maar houd wel de vaart erin
  2. Maak ook daadwerkelijk gebruik van de mogelijkheden die de nieuwe BI tool biedt en benut ze optimaal
  3. Bundel kennis, expertise en mankracht rondom business intelligence en reporting zodat er effectiever en efficiënter gewerkt kan worden

Reageer op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met oude versie business objects (migratie naar oracle bi server) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Managing Director

DAAN VAN BEEK MSc

Managing Director & auteur van 'De intelligente organisatie' (6e druk)

neem contact met mij op

Fact sheet

Aantal organisaties geholpen
2793
Aantal trainingen & workshops
2794
Aantal deelnemers opgeleid
2795
Gemiddelde klantervaring
8,9
Aantal consultants & docenten
2796
Aantal kantoren
3
Aantal jaren actief
14