Bedrijfsprocessen sneller aanpassen met Business Intelligence
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

De snelheid waarmee een organisatie zich aanpast door bedrijfsprocessen te wijzigen kan zij verhogen door de elementen waaruit deze bestaan in zogenoemde effectoren op te delen. Hierbij volgt zij het principe van minimale koppeling en maximale samenhang. Van Dale omschrijft een effector als een orgaan dat reageert op een reflex. Bij organen moeten we denken aan flexibele autonome en marktgerichte teams bestaande uit een afgewogen mix van mensen, middelen en kennis.

Resultaten Nationaal BI Survey

Hoe belangrijk is het voor het succes van business intelligence om bedrijfsprocessen snel te kunnen aanpassen? Het is cruciaal dat dit relatief gemakkelijk kan, zo blijkt uit Nationaal BI Survey en het onderzoeksrapport ‘De 7 grootste valkuilen in Business Intelligence’.

Wendbaarheid van de organisatie

Minimale koppeling en maximale samenhang is een bekend principe uit de wereld van softwareontwikkelaars dat ervoor zorgt dat de onderhoudbaarheid, vindbaarheid, herkenbaarheid en de herbruikbaarheid van componenten zo optimaal mogelijk is. Een principe dat we ook op organisaties kunnen toepassen om daarmee de wendbaarheid en uitbreidbaarheid van de organisatie sterk te vergroten.

Minimale koppeling en maximale samenhang

Minimale koppeling en maximale samenhangMinimale koppeling laat zich inventariseren en analyseren door te kijken hoeveel informatie en met welke frequentie en vertraging mensen, processen, afdelingen of teams informatie uitwisselen. Organisaties kunnen de samenhang met behulp van scenario’s bepalen. Denkbeeldige scenario’s zijn bijvoorbeeld een kleine aanpassing in het orderverwerkingsproces, het wijzigen van de naam en het logo van de organisatie. Maar ook het doorvoeren van de aangepaste code Tabaksblat voor goed ondernemingsbestuur of het op de markt brengen van een nieuw product of nieuwe dienst. Moeten hiervoor verschillende onderdelen van de organisatie worden aangepast of kan dat op één plek geschieden? Uiteindelijk zul je moeten zoeken naar een minimale interactie tussen de effectoren en een sterke interne samenhang binnen één effector.

Gebroken processen

Michael Hammer beschrijft in zijn boek Reengineering the Corporation de symptomen van organisaties en bedrijfsprocessen die nog niet opereren volgens het principe van minimale koppeling en maximale samenhang (Hammer, 2001):

  • veel uitwisseling van informatie, redundantie van gegevens, overtypen van gegevens (oorzaak: willekeurige fragmentatie van een bedrijfsproces);
  • hoge voorraden en buffers (oorzaak: processen kunnen niet omgaan met onzekerheid);
  • veel controle-activiteiten (oorzaak: fragmentatie van processen en onvoldoende vertrouwen);
  • werk opnieuw doen en iteratie (oorzaak: niet functionerende en/of indirecte feedback in de waardeketen);
  • complexiteit, uitzonderingen en speciale gevallen (oorzaak: onvoldoende fundamenteel ontwerp van het bedrijfsproces).

Betere integratie voorkomt een hoop narigheid

Betere integratie voorkomt een hoop narigheidHammer vertelt ons dat gebroken processen, zoals hierboven beschreven, een organisatie helpen te ontdekken welke bedrijfsprocessen in aanmerking komen voor herstructurering. We moeten dat zien te bereiken door betere integratie van processen en systemen (business IT alignment). Dat voorkomt:

  • Tegenstrijdigheid: afdeling a zegt iets anders dan afdeling b;
  • Onvolledigheid: afdeling a zegt iets terwijl afdeling b ook iets moet zeggen;
  • Onduidelijkheid: afdeling a zegt dat klant bij afdeling b moet zijn;
  • Wachttijd: de klant moet onnodig lang wachten door inefficiënte processen, of doordat de planning niet is afgestemd op de vraag of andere processtappen;
  • Onoverzichtelijkheid: de klant weet niet hoe het ervoor staat;
  • Tweeledigheid: de klant moet informatie meerdere keren aanleveren.

De cyclus van de intelligente organisatie

Nog erger is het als organisaties geen enkele reactie geven. Veel van bovenstaande problemen zijn terug te voeren op het niet goed functioneren van de cyclus van de intelligente organisatie (de BI-cyclus). Nog vaak worden gegevens dubbel geregistreerd (het registreren), of vindt er een onvolledige of geen reactie plaats (het reageren).

Soms worden gebeurtenissen uit het verleden niet goed verwerkt, waardoor (strategische) doelen niet worden gehaald, of beleid en planning falen. Waar het hier om gaat, is dat samenwerking en informatie-uitwisseling tussen verschillende onderdelen van de organisatie sterk verbetert.

We moeten van elkaar weten wat we doen en willen en hoe en wanneer. Integratie op diverse niveaus en vlakken is dan noodzakelijk, organisaties moeten de organisatiestructuur en -cultuur daarop aanpassen.

neem contact met ons op

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met bedrijfsprocessen sneller aanpassen met business intelligence of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Managing Director

DAAN VAN BEEK MSc

Managing Director & auteur van 'De intelligente organisatie' (6e druk)

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15