Informatie voor actie & analyse | Succesfactor #2 voor Analytics
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

De kritieke succesfactor #2 voor Analytics

Informatie gebruiken voor analyse en actie blijkt één van de meest kritieke succesfactoren te zijn van Business Intelligence. Een intelligente organisatie stelt zich daarom open voor relevante signalen van binnen en buiten de organisatie en vertaalt deze op slimme wijze naar informatie en kennis die aanzet tot actie, wat kan leiden tot effectiever gedrag en meer doordachte handelswijzen.

Informatie zou moeten aanzetten tot actie

Informatie gebruiken voor analyse en actieGoede stuurinformatie spreekt voor zich, werkt sturend en roept als het goed is om actie. Zodra managers en kenniswerkers daadwerkelijk snelle toegang hebben tot voor hen relevante informatie en kennis, kunnen betere beslissingen en adequate acties niet lang uitblijven. Niets is minder waar, zo blijkt de Nationaal Business Intelligence Survey. Hieruit blijkt onder andere dat het voor managers en medewerkers helemaal niet vanzelfsprekend is iets te doen met de stuurinformatie. De oorzaken zijn vaak gelegen in het ontbreken van een prestatiegerichte en analytische bedrijfscultuur waarbij informatie continu wordt gebruikt voor analyse en actie. Het is voorstelbaar dat managers en medewerkers niet altijd beschikken over de benodigde vaardigheden of bevoegdheden om iets met de informatie te doen.

Laat medewerkers zelfstandig beslissen

Toch mogen we veronderstellen dat wanneer medewerkers goed zijn geïnformeerd, ze iets zullen doen met de informatie, mits zij ook zelfstandig kunnen beslissen. Relevante en complete informatie over het probleem bevat in elk geval al de basis van de oplossing. Met effectieve Business Intelligence kunnen organisaties veel tijd en gericht aandacht besteden aan het beslissen, organiseren en innoveren. Ze hoeven dan niet eerst zelf nog informatie te verzamelen. Informatie dient vanwege deze kritieke succesfactor actionable te zijn en dient daarom zoveel mogelijk aan te sluiten op de beleving, rol en taken van de gebruiker. Hierdoor begrijpt hij snel wat er aan de hand is, en kan hij met zo min mogelijk extra bewerkingsslagen de informatie omzetten naar verschillende denkbare acties.

De eisen die we moeten stellen aan informatie (gemeenschappelijke definities, één versie van de waarheid, goede visualisatie van data, betrouwbare gegevens, et cetera) hebben impliciet ook als doel om de informatie meer ‘actionable’ te maken, dat wil zeggen informatie die de gebruiker zo effectief mogelijk aanzet tot juiste en tijdige actie.

Hoe maak je informatie ‘actionable’?

Organisaties kunnen informatie op verschillende manieren ‘actionable’ maken:

  • de informatie moet iets zeggen over de prestaties van het bedrijfsproces waarbij de gebruiker betrokken, of verantwoordelijk voor is;
  • de informatie dient vergezeld te gaan van relevante informatie over de context van de organisatie of het bedrijfsproces en dient op zijn minst te bestaan uit een korte beschrijving van de betekenis van de informatie (metadata);
  • onder de motorkap van de informatie dienen detailgegevens beschikbaar te zijn, zodat een gebruiker kan kijken hoe de informatie is opgebouwd;
  • de organisatie dient in staat te zijn om aan de hand van de informatie haar bedrijfsvoering (of dat gedeelte van de bedrijfsvoering waar de informatie betrekking op heeft) aan te passen.

Soms kan het ook voorkomen dat informatie niet direct actionable is, omdat andere signalen de organisatie eerst nog moeten binnendringen of data nog moeten worden verzameld. Het is dan zaak om informatie eerst in een ‘geheugen’ te kunnen parkeren.

Informatie, doelstellingen en ambities

Business Intelligence houdt dus niet op bij de distributie van informatie en kennis die aanzet tot actie, maar gaat verder. De informatie moet ook daadwerkelijk bij gaan dragen aan een hogere winstgevendheid of aan een betere kwaliteit van de producten, of aan snellere doorlooptijden binnen de bedrijfsprocessen. Een en ander is afhankelijk van de (strategische) doelstellingen en ambities van de organisatie.

Snel kunnen reageren

Snel kunnen reagerenDe organisatie zal ook adequaat moeten kunnen reageren op de oorspronkelijke signalen die zijn geregistreerd, verzameld en geanalyseerd. De snelheid van reageren is in de huidige economie en samenleving van levensbelang. Het is namelijk niet genoeg als een organisatie, dankzij uitstekend functionerende, snelle sensoren en processoren weet dat ze moet veranderen, maar dat het nog minstens een half jaar duurt voordat de organisatie zich kan aanpassen. Dat kan er immers zelfs toe leiden dat medewerkers onbedoeld laks worden en niet zoveel meer gebruik gaan maken van de door Business Intelligence ter beschikking gestelde relevante informatie. Immers: het duurt toch nog maanden voordat er iets kan veranderen. Bovendien kan de noodzakelijke aanpassing veel te laat komen, omdat rivalen al lang verder zijn, of omdat ze hun pijlen inmiddels ergens anders op richten. Zie ook: Competitive Intelligence.

De noodzaak van een adaptieve organisatie

Een adaptieve organisatie is in staat snel te veranderen en direct actie te ondernemen. Zij richt zich op het verhogen van de kennis van zaken. Medewerkers en managers weten binnen een adaptieve organisatie precies aan welke ‘knoppen’ ze kunnen draaien. Een adaptieve structuur en een ondernemende sociale infrastructuur waar medewerkers op een zo laag mogelijk niveau besluiten kunnen nemen, is hierbij essentieel.

Neem contact met ons op

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met informatie voor actie & analyse (succesfactor #2 voor analytics) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Managing Director

DAAN VAN BEEK MSc

Managing Director & auteur van 'De intelligente organisatie' (6e druk)

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15