De organisatie en de omgeving veranderen in een snel tempo
Medewerkers en managers kunnen zich alleen dan goed aanpassen, wanneer de relevantie van de informatiebehoefte op regelmatige basis wordt geëvalueerd en bewaakt. Uiteraard moet het ook mogelijk zijn om ad hocbehoeften snel te kunnen implementeren. Een elektronisch formulier op het intranet waarop gebruikers change requests kunnen invullen, kan dan van doorslaggevend belang zijn. Voor de regelmatige bewaking van de relevantie dient de organisatie zich daarop in te richten.
Relatie met strategie en doelen
Binnen de organisatie (afdeling, businessunit) zal idealiter één functionaris zich daarmee bezig moeten houden. Dat is doorgaans de informatiemanager en/of de business analist. Deze zullen regelmatig voeling houden met wat er leeft binnen de organisatie en de omgeving van de organisatie, met de nadruk op de informatiebehoefte in relatie tot de strategie van de organisatie, de strategische doelen, de (strategische) projecten, et cetera.
Weten-is-meten versus meten-is-weten
Met name bij balanced scorecards en andere managementmodellen is het belangrijk om er voor te zorgen dat we continu weten wat we meten en nog belangrijker weten wat we NIET (willen) meten. Meten is weten en weten is meten moeten elkaar in de tijd regelmatig afwisselen, zodat de organisatie zich blijft afvragen of zij nog wel de goede dingen meet in relatie tot de strategie, het beleid en de (nieuwe) doelstellingen.
Haal- en brengplicht
Het Business Intelligence-systeem moet niet alleen informatie ‘pushen’ naar de gebruikers. Er geldt een zogenaamde haal- en brengplicht. Medewerkers die het Business Intelligence-proces in de organisatie willen gaan implementeren, zullen de informatiebehoefte in kaart gaan brengen (halen). Dit gebeurt idealiter door een gedegen informatie-analyse gericht op organisatierollen. De gebruikers zelf zullen ook een pro-actieve houding moeten aannemen en zorgen dat zij informatie aandragen die relevant is om hun doelen snel en goed te kunnen realiseren (brengen).
Verantwoordelijkheden van de gebruikers
Een afgewogen mix tussen ‘halen’ en ‘brengen’ zorgt ervoor dat informatie uit het Business Intelligence-systeem beter aansluit op de taken en verantwoordelijkheden van de gebruikers waardoor Business Intelligence-processen doorgaans veel effectiever kunnen plaatsvinden.
