Stem de verversingsgraad af op het aantal transacties
De verversingsgraad van rapportages en dashboards stem je idealiter af op de hoeveelheid transacties die per periode door een proces ‘stromen’. Door nauwlettend en met een specifieke regelmaat de prestaties van de bedrijfsprocessen te volgen, kom je minder snel voor verrassingen te staan. Dan moet je niet BI pas achteraf aan je processen toevoegen. Het maakt hierbij niet uit of het een aangename of onaangename verrassing betreft. In alle gevallen gaat het erom dat je vroegtijdig wilt weten wat er speelt. Hierdoor kun je eerder anticiperen op positieve of negatieve ontwikkelingen die binnen je organisatie of in de markt gaande zijn.
Hoe monitor je dagelijks duizenden bestellingen per uur?
Een effectieve BI-manager zoekt naar een optimale verversingsfrequentie en tijdsindeling van het dashboard, inclusief rapportages. Hij of zij stemt deze perfect af op de regelmaat en duur van de gebeurtenissen in de bedrijfsprocessen. De BI-manager laat zich zodoende niet meer verrassen. Wanneer duizenden bestellingen per uur binnenkomen, dan is het verstandig om de omzetrapportages dagelijks, of wellicht zelfs met een lagere frequentie, te verversen. Als een accountmanager gemiddeld slechts vier tot vijf klanten per week bezoekt, heeft het geen zin om het aantal klantbezoeken dagelijks te monitoren. Zeker niet wanneer je twee of drie accountmanagers hebt. Zijn het er 100 of meer, dan heeft dagelijks monitoren weer wel zin!
Houd de tijd tussen actie en meten kort
Een optimale verversingsgraad van informatie zorgt dat betrokkenen er ‘boven op’ kunnen zitten. Business Intelligence en leerprocessen werken het beste wanneer je de tijd tussen de actie zelf en het meten van de prestatie ervan en het bijsturen van de actie zo kort mogelijk houdt (Den Hertog en Huizinga, 2000).
Dit principe is het meest effectief wanneer medewerkers zelf feedback krijgen over hun functioneren, in plaats van dat leidinggevenden deze geven. Business Intelligence is daarbij een belangrijk hulpmiddel.
