Feedback voorbeeld
Amersfoort, woensdag 4 maart 2009
Enige tijd geleden hebt u meegedaan met de Nationaal BI Survey. Er zijn ruim 390 vragenlijsten beantwoord. Op basis daarvan is het mogelijk om u een benchmark aan te bieden met uw branchegenoten. Zie de paragraaf '3. Uw score in vergelijking met branchegenoten' hieronder.
Uit het meest recente onderzoek blijkt ondermeer: analytisch en prestatiegericht gedrag doet er echt toe als het gaat om het succes van business intelligence (bi): prestatieverbetering door betrouwbare stuurinformatie en relevante klantindicatoren. Net als crm gaat bi dwars door de organisatie heen en dringt het diep door. Althans, als we blijvend succesvol willen zijn.
We nodigen u daarom graag uit voor het BI symposium van Nederland op 29 en 30 september 2009, met key-notes van topsprekers, best practices en expertmeetings. Dan worden ook de winnaars van de prestigieuze Business Intelligence Awards 2009 gekozen en bekend gemaakt. Als deelnemer aan het onderzoek ontvangt u maar liefst 50% korting op de toegangsprijs (vermeld bij de opmerkingen -Nationaal BI Survey-). U bent van een plaats verzekerd als u zich inschrijft op de website.
Indien u op de vragenlijst hebt aangegeven het nieuwe jaarboek ‘Best practices in BI en performance management’ gratis te willen ontvangen, dan sturen wij u dat zo snel mogelijk toe. Momenteel is de redactie aan de slag hiermee, en het zal over enkele weken gedrukt worden. Dan sturen wij het jaarboek naar het door u opgegeven adres.
Mocht u vragen hebben, aarzel dan niet om contact op te nemen met ondergetekende.
Met vriendelijke groet,
Daan van Beek
Managing Partner Passionned
1. INLEIDING
Informatie en kennis over de organisatie en omgeving moeten bij medewerkers en management leiden tot adequate acties. Op minimaal vijf vlakken moet een organisatie de reeds aanwezige intelligentie operationaliseren en het aanleren van nieuwe competenties en kennis aanwakkeren. De organisatie moet zich ontwikkelen op de volgende vlakken:
1. Zintuigen, waar letten we op (sensoren): bijvoorbeeld welke prestatie-indicatoren zijn relevant voor het uitvoeren van de missie, strategie en doelstellingen.
2. Het brein (processoren): bijvoorbeeld hoe goed en snel vertalen we gegevens in betekenisvolle informatie en kennis, die werkelijk aanzet tot de juiste acties.
3. De ledematen (effectoren): bijvoorbeeld hoe snel en goed kunnen we reageren op operationeel, tactisch en strategisch niveau.
4. Het management, beleid, structuur en de cultuur: de voorwaarden om tot betere prestaties te komen op het gebied van management, beleid, organisatiestructuur en de cultuur.
5. De (financiële) resultaten van de (BI) organisatie
De vragenlijst meet in grote lijnen in hoeverre uw organisatie of organisatieonderdeel gekenschetst kan worden als een intelligente organisatie.
2. SCORES PER ONDERDEEL
Uw scores uitgedrukt in het percentage van het totaal aantal te behalen punten per onderdeel.
| Onderdeel |
Score |
| SENSITIVITEIT - informatiebehoefte en sturen |
69% |
| CAPACITEIT en INTEGRATIE - data verwerken tot actionable informatie en kennis |
16% |
| ADAPTIVITEIT - het sneller beslissen en beter reageren op basis van de informatie en kennis |
42% |
| MANAGEMENT, BELEID EN CULTUUR (VOORWAARDE) |
29% |
| RESULTATEN VAN DE ORGANISATIE |
31% |
3. UW SCORE IN VERGELIJKING MET BRANCHEGENOTEN
Uw branche: Openbaar bestuur, overheid (aantal=43)
| Onderdeel |
Uw score |
Score branche |
| SENSITIVITEIT - informatiebehoefte en sturen |
69% |
45% |
| CAPACITEIT en INTEGRATIE - data verwerken tot actionable informatie en kennis |
16% |
29% |
| ADAPTIVITEIT - het sneller beslissen en beter reageren op basis van de informatie en kennis |
42% |
44% |
| MANAGEMENT, BELEID EN CULTUUR (VOORWAARDE) |
29% |
28% |
| RESULTATEN VAN DE ORGANISATIE |
31% |
33% |
4. THEMA'S
In onderstaande tabel wordt de top 10 getoond van thema's waarop uw organisatie zich nog kan verbeteren. De thema's waarop u nog veel kunt winnen, staan bovenaan. Kijk voor concrete adviezen hieronder.
| Nr. |
Thema |
Mogelijke groei in punten |
| 1. |
Innovatie |
7,00 |
| 2. |
Prestatiemanagement |
6,00 |
| 3. |
BI effectiviteit |
4,50 |
| 4. |
Strategisch management |
4,00 |
| 5. |
Competitive Intelligence |
4,00 |
| 6. |
Kwaliteit managementinformatie en rapportages |
4,00 |
| 7. |
Verversingsgraad managementinformatie |
4,00 |
| 8. |
Klantgerichtheid |
3,00 |
| 9. |
Gebruik BI |
3,00 |
| 10. |
Cultuur & Gedrag |
2,00 |
5. UW ANTWOORDEN EN MOGELIJKE ADVIEZEN
De adviezen zijn tot stand gekomen door jarenlange advieservaring van diverse experts (o.a. de jury) in het bedrijfsleven en bij non-profit organisaties. Ook is geput uit ervaringen en onderzoek van klassiekers als Mintzberg, Ackhoff, Kaplan en Norton, Drucker, Bacon, Maslow, Weggeman, Ansoff, Galbraith, Porter, Simon en Hammer.
Meer informatie kunt u vinden in het boek: 'De intelligente organisatie: prestatieverbetering en organisatie-ontwikkeling met Business Intelligence', ISBN 90-72194-81-0.
| Vraag |
Antwoord(en) |
Score |
Tot welke branche behoort de organisatie?
|
Openbaar bestuur, overheid;
|
|
Hoeveel mensen werken er in de organisatie (in FTEs)? (N.B. Indien u antwoordt voor een zelfstandige business unit, vul het aantal FTEs van deze business unit in.)
|
Tussen de 50 - 250;
|
|
Hoeveel transacties vinden er gemiddeld per dag binnen uw organisatie plaats?
|
Enkele honderden;
|
|
Hoe wordt de relevantie van de managementinformatie binnen de organisatie zekergesteld?
|
Onregelmatige inventarisatie van gebruikerswensen;
|
2,00 van 3,00
|
Geeft de managementinformatie voor de gehele organisatie één versie van de waarheid, d.w.z. er zijn eenduidige definities die vertaald zijn in eenduidige metadata?
|
Ja;
|
2,00 van 2,00
|
Welke bedrijfsprocessen worden met de managementinformatie ondersteund?
|
De meeste primaire bedrijfsprocessen, enkele secundaire processen;
|
2,00 van 3,00
|
Maakt de organisatie actief gebruik van een managementmodel zoals Balanced Scorecard, INK of Six Sigma om de prestaties van de gehele organisatie te monitoren en verbeteren?
|
Ja, vooral om de prestaties te monitoren;
|
2,00 van 3,00
|
Wordt er daadwerkelijk gestuurd op de normen en targets die gekoppeld zijn aan de prestatie-indicatoren?
|
Ja, we evalueren de normen en targets regelmatig en stellen ze indien nodig bij;
|
3,00 van 3,00
|
In welke mate let men op concurrenten, ontwikkelingen bij de overheid, nieuwe technologieën en andere omgevingsinformatie
|
Het speelt niet of nauwelijks bij onze organisatie;
|
0,00 van 2,00
|
Hoe vaak wordt de meest essentiële managementinformatie bijgewerkt?
|
De meeste informatie wordt per maand bijgewerkt;
|
1,00 van 5,00
|
Is er één centrale database, bijvoorbeeld een datawarehouse, waar het BI-systeem op is gestoeld?
|
Er is één centrale database, maar voor het aanleveren en integreren van gegevens (op het hoogste niveau) wordt ook nog regelmatig gebruik gemaakt van spreadsheets;
|
1,00 van 3,00
|
Hoe wordt de kwaliteit van de managementinformatie geborgd?
|
Standaard rapportagelay-out;
|
0,50 van 4,00
|
Verstrekt u regelmatig en structureel informatie aan zakenpartners en derden (bijvoorbeeld door middel van een portal of extranet)?
|
Geen van beiden;
|
0,00 van 2,00
|
Wordt externe informatie (over bv. concurrentie en marktontwikkelingen) verzameld en gekoppeld aan interne informatie ten behoeve van de analyse van de organisatieresultaten?
|
Niet verzameld;
|
0,00 van 2,00
|
Wordt managementinformatie gebruikt voor het analyseren van de prestaties en als basis voor bijsturen en actie?
|
Soms/ad-hoc;
|
1,00 van 3,00
|
Kan in korte tijd de structuur van de bedrijfsprocessen worden aangepast, bijvoorbeeld omdat klanten gewijzigde behoeften hebben of omdat ingespeeld moeten worden op de concurrentie?
|
Niet echt makkelijk;
|
2,00 van 4,00
|
Heeft het zoeken en ontwikkelen van innovaties nadrukkelijk de aandacht van het topmanagement?
|
Ad-hoc is er aandacht voor;
|
1,00 van 4,00
|
Is het staand beleid dat besluiten zo laag mogelijk in de organisatie plaats moeten vinden?
|
Ja, maar slechts een aantal niveaus diep;
|
2,00 van 3,00
|
Hoe realiseert u klantgerichtheid en procesgericht werken?
|
Interactieve en duidelijke website met mogelijkheden voor e-business; Goede telefonische bereikbaarheid; Proces- en workflowmanagement; Accent op klantbejegening;
|
2,00 van 5,00
|
Welke niveau's en/of organisatieonderdelen leveren een bijdrage aan de realisatie van de strategische doelstellingen?
|
Op het niveau van de directie en het management; Op het niveau van teams en afdelingen;
|
1,00 van 5,00
|
Worden managers en medewerkers beloond wanneer hun score op de prestatie-indicatoren verbetert?
|
Nee/te weinig;
|
0,00 van 3,00
|
Worden medewerkers door hun managers (consequent) aangesproken op de prestaties die zij realiseren?
|
Alleen bij (herhaaldelijke) negatieve prestaties;
|
1,00 van 2,00
|
Stimuleert de organisatie prestatiegericht gedrag?
|
Niet bewust;
|
1,00 van 2,00
|
Trekt de top van de organisatie het veranderingsproces en de cultuuromslag die noodzakelijk zijn voor business intelligence en performancemanagement?
|
Op ad hoc basis;
|
1,00 van 2,00
|
Managementinformatie gebruiken wij om:
|
Onze processen en resultaten te verbeteren;
|
2,00 van 6,00
|
Hoeveel (in percentage t.o.v. het totaal) medewerkers maken gebruik van het systeem voor managementinformatie?
|
Minder dan 10%;
|
0,00 van 3,00
|
Hoeveel procent van de vragen, retouren, klachten of bestellingen wordt bevredigend afgehandeld door de eerste lijn (callcenter, balie, website)?
|
Tussen de 20 en 35%;
|
0,50 van 2,00
|
Wat is de bijdrage van de prestatie-informatie voor de organisatie?
|
Deze heeft een matig positief effect gehad;
|
2,00 van 3,00
|
Indien een (matig) positief effect is bereikt, wat is er volgens u vooral verbeterd?
|
De klanten zijn tevredener;
|
0,50 van 3,50
|
Zijn de prestaties en (financiële) resultaten van de organisatie de afgelopen tijd substantieel verbeterd?
|
Nee, maar dankzij de investeringen in Business Intelligence doen we het beter dan de concurrentie;
|
1,00 van 2,00
|
De organisatie maakt voor Business Intelligence en/of performancemanagement gebruik van software van:
|
Cognos; Oracle;
|
|
Kruis aan indien van toepassing
|
U wilt weten of u in aanmerking komt voor één van de Business Intelligence Awards en u in dat geval aanmelden voor deelname; U wilt per omgaande inzicht krijgen in uw (BI) organisatie; U wilt graag het boekje 'Best Practices in Business Intelligence & performance management' ontvangen;
|
|
